Privacyverklaring

Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR).

Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen.

In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de CommuCare website geplaatst. Wanneer je in deze praktijk een (psycho)therapietraject aangaat, zal met je worden nagegaan dat je op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en zal je worden gevraagd of je hiermee akkoord gaat.

Renate Janssen is de coördinator gegevensbescherming van CommuCare. Zij is te bereiken via info@commucare.nl of 033-4890847.

AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen

De therapiepraktijk

Binnen CommuCare worden door je therapeut diverse persoonsgegevens verwerkt. Dit kunnen gegevens zijn die CommuCare van jou zelf heeft ontvangen, bijvoorbeeld via de website, telefoon, e-mail of per post. In een later stadium ook via de officiële behandelingsovereenkomst en mondeling binnen sessies. Daarnaast kunnen persoonsgegevens binnenkomen via derden, bijvoorbeeld de huisarts, arboarts of de werkgever.

Het is noodzakelijkheid deze gegevens te verwerken met het doel een adequate therapeutische behandeling te bieden, dossierverplichting na te komen en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.

Er worden géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.

Je gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.

Je gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar.

Als betrokkene

Je hebt als cliënt het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Ook heb je recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).

De cliënt bepaalt of, en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven.

 

AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

Je persoonsgegevens in de CommuCare administratie

Je therapeut is verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toon je je ID-kaart, paspoort of rijbewijs.

Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door je ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op de nota persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom deze gegevens bij je worden opgevraagd.

Je persoonsgegevens staan in je dossier (zie punt 2).

Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.

De CommuCare website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. Het is echter onmogelijk te controleren of een bezoeker jonger is dan 16 jaar. De aanbeveling voor ouders is dan ook betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens van kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Mochten er echter zonder ouderlijke toestemming gegevens bij CommuCare bekend zijn geraakt, neem dan s.v.p. contact op met Renate Janssen, dan zal deze informatie worden verwijderd.

Je persoonlijke gegevens in een dossier

Je therapeut is door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van je persoonsgegevens en je persoonlijke gegevens.

Dit dossier bevat de digitale aantekeningen (opgeslagen in een beveiligde computer) alsmede de persoonlijke, handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare lade in praktijkruimte van de therapeut. Na afloop van de behandeling worden deze op een scanner zonder internetverbinding ingescand en in uw digitale dossier bewaard. Deze werkaantekeningen kunnen niet worden ingezien door de cliënt.

Je dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar (vanaf de laatste sessie).

Je hebt recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen ‘goed hulpverlenerschap’.

Je therapeut heeft een beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Alleen na schriftelijke toestemming van de cliënt kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.

Je bepaalt zelf of het verstandig is informatie uit het dossier aan derden door te geven. Over de wenselijkheid daarvan kun je hulp en advies inwinnen bij je therapeut.

Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Bijvoorbeeld wanneer er gevaar bestaat voor zelf of anderen.

Sinds 2013 zijn alle hulpverleners tevens verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

Je persoonlijke gegevens bij betaling van een consult

Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt je naam op de afschriften van CommuCare en binnen online bankgegevens. Anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. De accountant van CommuCare kan hierdoor je (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Met hem is een officiële verwerkersovereenkomst afgesloten, om hem te verplichten zich aan de normen van de AVG te houden. Dit geldt tevens voor de belastingdienst in dit geval. Vanzelfsprekend zal CommuCare alleen samenwerken met derden van wie mag worden aangenomen dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat de AVG kunnen en zullen naleven.

Je gegevens op de nota

Voor elke sessie ontvangt je een factuur. Wil je in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil je ziektekostenverzekeraar een aantal gegevens op de nota terugzien wanneer je deze voor declaratie aanlevert. Dat is de reden waarom daarop niet alleen je naam en adres vermeld staan, maar ook je geboortedatum.

Wanneer je de factuur indient bij de zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend. In het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.

Wanneer je werkgever de factuur betaalt, dan raakt je naam en de datum van je bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.

Je kunt aangeven of je de factuur uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen, via de gewone post of in PDF via het beveiligde CommuCare cliëntenportaal. Deze laatste optie wordt aanbevolen in verband met de hoogst mogelijke veiligheid en optimaal gebruiksgemak.

Privacy in de correspondentie

E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun je mailen naar info@commucare.nl

Wanneer je persoonlijke, vertrouwelijke gegevens wilt mailen, dan kun je dit doen via het beveiligde CommuCare cliëntenportaal. Wanneer je start met je traject zult je als cliënt worden aangemeld. Met de leverancier van het cliëntenportaal is eveneens een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Wanneer je toch (met opzet of per abuis) persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt je mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in je beveiligde dossier, en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.

Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen. Deze wordt geleegd door de praktijkhouder.

Privacy aan de voordeur

Wanneer je aanbelt ben je voor eventuele voorbijgangers en buurtbewoners te zien. Aan de voordeur word je met de nodige discretie ontvangen.

Privacy in de wachtkamer

Bij CommuCare worden de sessies doorgaans ongeveer 30 minuten uit elkaar gepland. Het zal dus vrijwel nooit voorkomen dat je in de gang of buiten op straat een andere cliënt tegenkomt die je kent. Dit is echter niet volledig uit te sluiten.

Privacy in de spreekkamer

 Er worden door de therapeut geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Wanneer een cliënt zelf geluidsopnames wenst te maken, dan is de verantwoordelijkheid voor het borgen van deze privacygevoelige informatie volledig voor cliënt. De therapeut aanvaardt op geen enkele manier aansprakelijkheid mocht deze informatie door toedoen van de cliënt op een onwenselijke plaats terecht komen. Dit zal schriftelijk vastgelegd worden in een document met handtekening. Dit document wordt in gescand en opgeslagen in het cliëntendossier.

Beveiliging digitale gegevens

CommuCare beschikt over een beveiligde website, een https verbinding. Op deze website worden cookies verzameld. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de CommuCare website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies zijn noodzakelijk voor een optimale technische werking van de website en het gebruiksgemak door het onthouden van je voorkeursinstellingen. De cookies geven informatie met betrekking tot persoonsidentificatie, maar er worden geen persoonlijke gegevens, zoals telefoonnummer of emailadres in de cookie opgeslagen. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

De WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur (computer, scanner, printer) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.

De digitaal opgeslagen dossiers zijn beveiligd met een wachtwoord wat uitsluitend bekend is bij de therapeut.

De opgeslagen papieren dossiers worden beveiligd opgeborgen in een afsluitbare kast waarvan de sleutel wordt beheerd door de therapeut.

Wanneer er onverhoopt en ondanks alle beveiligingsmaatregelen sprake zijn van een incident, een zogenaamd datalek, aangaande de persoonsgegevens, dan stelt CommuCare je onverwijld daarvan op de hoogte als er concrete kans is op negatieve gevolgen voor je persoonlijke levenssfeer. Het streven dit te doen binnen

48 uur nadat het lek is ontdekt of CommuCare door haar verwerkers is geïnformeerd.

Hyperlinks

De CommuCare website bevat koppelingen (hyperlinks) naar websites van derden, waaronder sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook. CommuCare is niet verantwoordelijk voor de privacybescherming op deze sites. Het is altijd raadzaam om de privacyverklaring van website van derden te lezen.

 

 

 

 

 

 
Nullam lectus sed massa Aenean facilisis Aliquam sit tempus vulputate, Praesent elementum